Το πεδίο της οργάνωσης εκδρομών μπορεί να είναι μια πολύ διασκεδαστική εμπειρία, γεμάτη πληροφορίες σχετικά με νέους προορισμούς, αξιοθέατα και δραστηριότητες. Είτε λοιπόν οργανώνετε την εκδρομή σας για αγαπημένους φίλους ή τον σύλλογο σας, πριν επισκεφτείτε το ταξιδιωτικό γραφείο της επιλογής σας θα πρέπει να έχετε κάνει την ανάλογη προετοιμασία.
10 πολύτιμες συμβουλές θα σας βοηθήσουν σε αυτό, ώστε να χαρίσετε μια μοναδική εμπειρία σε σας αλλά και τους αγαπημένους σας!
1. Επιλογή προορισμού & ημερομηνίας
Ενώ αυτό φαίνεται κάτι απλό είναι ίσως και το δυσκολότερο κομμάτι στην οργάνωση της εκδρομής σας! Είκοσι άτομα δεν θα θέλουν υποχρεωτικά να πάνε στον ίδιο τόπο ή να κάνουν τα ίδια πράγματα. Ακούστε ο,τι έχει να πει ο καθένας, και κάντε πολλές ερωτήσεις. Θα δείτε ότι παρόλο που η ομάδα σας αναφέρει μέρη τόσο διαφορετικά όπως η Γαλλία, η Τουρκία και η Ρωσία, στην ουσία όλοι θέλουν να επισκεφτούν ιστορικά μνημεία και παλάτια. Ενδέχεται λοιπόν να καταλήξετε στην επιλογή μιας τοποθεσίας βάσει των αξιοθέατων και όχι φήμης του προορισμού.
Η ημερομηνία του ταξιδιού αρχικά, δεν χρειάζεται να είναι δεδομένη. Μπορεί για παράδειγμα να είναι κάπου μεταξύ Απρίλη – Μάη ή μέσα στο φθινόπωρο. Σε αυτό παίζει μεγάλο ρόλο η γνώμη του ταξιδιωτικού σας πράκτορα, ο οποίος γνωρίζοντας τον προορισμό σας, μπορεί να σας πει πότε ενδεικνύεται ένα ταξίδι για εκεί.
Η επιλογή της ημερομηνίας εξαρτάται κυρίως από τον τύπο της εκδρομής ( πολιτιστική, προσκυνηματική, επαγγελματική) και τις προτιμητέες δραστηριότητες του γκρουπ. Για παράδειγμα, αν ένα από τα αξιοθέατα του γκρουπ μας είναι ένα μουσείο το οποίο ανοίγει μόνο τους θερινούς μήνες, οι πιθανότητες οργάνωσης της εκδρομής για την άνοιξη μειώνονται αρκετά. Από την άλλη μια πολιτιστική εκδρομή αφιερωμένη στις παραδόσεις και την ιστορία ενός τόπου, ίσως είναι προτιμότερο να γίνει το φθινόπωρο, τότε που η τουριστική κίνηση παρουσιάζεται μειωμένη.
2. Το μέγεθος του γκρουπ
Ο συνολικός αριθμός ατόμων που θα συμμετέχουν σε μια εκδρομή παίζει βασικό ρόλο. Πολλά ξενοδοχεία παρέχουν έκπτωση για κρατήσεις που αφορούν γκρουπ με μεγάλο αριθμό ατόμων.
Πριν προχωρήσετε στην οργάνωση της εκδρομής σας, θα ήταν καλό να βλέπατε τις τιμές των ξενοδοχείων στον ταξιδιωτικό σας προορισμό. Αυτό θα σας βοηθήσει αρκετά ώστε να έχετε μια πρώτη εικόνα του συνολικού budget της εκδρομής σας. Έχετε υπ’ όψιν σας όμως, ότι αυτές οι τιμές μπορεί να διαφέρουν από την τελική, μιας και ο τουριστικός σας πράκτορας συνεργάζεται με πολλά από τα ξενοδοχεία διεθνώς και έχει αποκλειστικές τιμές.
3. Ο αρχηγός του γκρουπ (και ένας υπαρχηγός, ίσως)
Ασχέτως από το πόσα άτομα αποτελούν ένα γκρουπ, την πλειονότητα του σχεδιασμού της εκδρομής πρέπει να αναλάβει ένα άτομο ή μια μικρή ομάδα. Αυτό θα εξαρτηθεί κυρίως από την δυσκολία οργάνωσης της εκδρομής, από το πόσα δηλαδή άτομα αποτελούν το γκρουπ και αν το ταξίδι αφορά το εσωτερικό ή το εξωτερικό.
Έτσι σε μερικές περιπτώσεις είναι απαραίτητο οι ρόλοι να κατανεμηθούν, ώστε κάποιος να αναλάβει την λίστα με τα άτομα, άλλος να κοιτάξει τις τιμές από τα ξενοδοχεία και άλλος να ασχοληθεί με τις προτιμήσεις του γκρουπ σχετικά με τα αξιοθέατα.
4.Επιλογή ξενοδοχείου
Το κατάλληλο ξενοδοχείο είναι πάντοτε ένα κριτήριο ατομικής επιλογής. Όσον αφορά όμως την οργάνωση εκδρομής ενός γκρουπ θα πρέπει να ληφθούν υπ’ όψιν μερικοί παράμετροι, όπως:
- Τιμή
Το εύρος τιμής είναι ένας πολύ σημαντικός παράγοντας που θα σας βοηθήσει να ρυθμίσετε το συνολικό σας budget. Σχεδόν κάθε μεγάλη μηχανή on-line κρατήσεων σας δίνει την επιλογή να ταξινομήσετε τα αποτελέσματά σας ανά τιμή. Μπορείτε να εξερευνήσετε το Expedia, Travelocity και Orbitz. Όπως προαναφέραμε, όταν γίνει η τελική κράτηση σε συνεργασία με το γραφείο σας η τιμή θα διαφέρει.
- Παροχές
Θέλετε το ξενοδοχείο σας να έχει wi-fi, εγκατάσταση spa ή έναν χώρο ειδικά για παιδιά; Σχετικά με αυτό πρέπει να λάβετε αποφάσεις από κοινού. Μπορείτε να κανονίσετε μια συνάντηση με όλο το γκρουπ, όπου ο καθένας μπορεί να πει τι αναμένει από τις παροχές του ξενοδοχείου. Σημειώστε όσα σας πουν σε ένα χαρτί και κάντε την έρευνα σας. Σε αυτό το κομμάτι το τουριστικό σας γραφείο μπορεί να σας διευκολύνει πολύ, καθότι μπορεί να κάνει για σας όλη την απαραίτητη έρευνα.
- Το είδος του ξενοδοχείου
Υπάρχουν διάφορα είδη ξενοδοχείων όπως τα suite, resort και business hotels. Για παράδειγμα αν ταξιδεύετε με έναν σύλλογο ή την εταιρεία σας, το καταλληλότερο θα ήταν το business hotel το οποίο παρέχει conference rooms, flipchart και άλλες ανέσεις, που διευκολύνουν ένα business group.
- Τοποθεσία
Ίσως το πιο απλό και πιο σημαντικό στην εύρεση του κατάλληλου ξενοδοχείου… Υπάρχουν κάποια αξιοθέατα στον προορισμό που ταξιδεύετε στα οποία θέλετε να είστε κοντά; Θέλετε να βρίσκεστε κοντά στο αεροδρόμιο ή στα μέσα μαζικής μεταφοράς; Αυτά τα πράγματα αναφέρονται συνήθως στην περιγραφή του ξενοδοχείου.
5. Ο προϋπολογισμός του ταξιδιού
Ανάλογα με τις προσδοκίες που έχει ο καθένας από αυτή την εκδρομή, προτίθεται να ξοδέψει και το ανάλογα ποσό. Φυσικά δεν έχουν όλοι την ίδια οικονομική δυνατότητα. Προτείνεται να συμβιβάσετε το συνολικό budget σε ένα όριο, το οποίο θα επιτρέψει στον καθένα να ταξιδέψει κάνοντας πράγματα της αρεσκείας του.
Ενδεικτικά να πούμε πως τα κύρια έξοδα μιας εκδρομής αφορούν τα αεροπορικά εισιτήρια (για εκδρομές εξωτερικού), την μίσθωση τουριστικών λεωφορείων, τα ακτοπλοϊκά εισιτήρια και τις κρατήσεις στο ξενοδοχείο. Έξοδα όπως η είσοδος σε ένα μουσείο ή η αγορά ενός σουβενίρ αφορούν τον καθένα ατομικά.
Ως εδώ έχετε θέσει τις βάσεις για ένα πλάνο εκδρομής, που το ταξιδιωτικό σας γραφείο θα οργανώσει στην απόλυτη περιπέτεια!
Δείτε παρακάτω ένα infographic με τις συμβουλές που ακούσατε έως τώρα!
Ευτυχώς η συνέχεια είναι πιο εύκολη…πάρτε μια βαθιά ανάσα και ξεκινάμε!
6. Ταξιδιωτικά έγγραφα (αφορά ταξίδια στο εξωτερικό μόνο)
Πέρα από το πρακτικό μέρος οργάνωσης μιας εκδρομής υπάρχουν πράγματα, που ο καθένας από τους ταξιδιώτες θα πρέπει να φροντίσει σε ατομικό επίπεδο. Ένα από αυτά είναι και τα ταξιδιωτικά έγγραφα, τα οποία πρωτίστως πρέπει να έχουμε πάνω μας για την δική μας ασφάλεια.
Ποιa είναι αυτά τα έγγραφα που πρέπει ο καθένας να φέρει σε ένα ταξίδι του Εξωτερικού;
- Αστυνομική ταυτότητα
Για όλες τις χώρες που βρίσκονται στον άνευ συνόρων χώρο Σέγκεν δεν χρειάζεται η επίδειξη ταυτότητας. Παρ’ όλα αυτά ταυτότητα ή διαβατήριο πάντα θα πρέπει να έχετε επάνω σας, για να τα επιδείξετε αν ποτέ χρειαστεί να γίνει ταυτοποίηση.
Σε χώρες που δεν ανήκουν στο Σέγκεν (βλ. Βουλγαρία, Ηνωμένο Βασίλειο, Ιρλανδία, Κροατία, Κύπρος, Ρουμανία) η επίδειξη ταυτότητας ή άλλου εγγράφου ταυτοποίησης είναι απαραίτητη.
- Διαβατήριο
Αν δεν έχετε διαβατήριο έχετε υπ’ όψιν σας ότι η έκδοση του δεν χρειάζεται περισσότερο από μια εβδομάδα. Παρ’ όλα αυτά θα είναι καλό να το βάλετε σε μια προτεραιότητα. Τα βασικά έγγραφα που χρειάζονται είναι μια φωτογραφία διαβατηρίου, φωτοαντίγραφο της αστυνομικής σας ταυτότητας σας και η απόδειξη πληρωμής του ηλεκτρονικού παράβολου. Παραπάνω πληροφορίες μπορείτε να βρείτε στην ιστοσελίδα διεύθυνσης διαβατηρίων. Από την άλλη αν είστε ήδη κάτοχος διαβατηρίου θα πρέπει να είναι σε ισχύ για τουλάχιστον έξι μήνες μετά την επιστροφή σας. Επίσης θα πρέπει να έχετε δύο ή περισσότερες κενές σελίδες ανάλογα με τον προορισμό σας. Διαφορετικά ορισμένες χώρες ενδέχεται να μην σας επιτρέψουν να εισέλθετε.
- Παιδικό διαβατήριο
Τα διαβατήρια που εκδίδονται για παιδιά ηλικίας κάτω των 16 ετών ισχύουν μόνο για δύο έτη, όχι για 5 χρόνια όπως αυτά των ενηλίκων. Ελέγξτε προσεκτικά τις ημερομηνίες λήξης του διαβατηρίου σας και ανανεώστε το νωρίς. Αν ταξιδεύετε με το ανήλικο παιδί σας που δεν έχει ακόμη κάποιο έγγραφο ταυτοποίησης, φροντίστε να αναγράφετε το όνομα του στο διαβατήριο σας.
7. Συνάλλαγμα
Πριν από ένα ταξίδι σας στο εξωτερικό είναι απαραίτητο να ενημερωθείτε για το αν η χώρα του προορισμού σας δέχεται το ευρώ, και σε ποια έκταση.
Για παράδειγμα στο Ισραήλ το Euro γίνεται δεκτό. Παρόλα αυτά, πολλά από τα μικρομάγαζα της χώρας όμως (όπως και τα μέσα μαζικής μεταφοράς) πραγματοποιούν τις συναλλαγές τους μόνο με Shekel. Όπως Σε άρθρο του για τις συναλλαγές στο Ισραήλ, το γνωστό site transferwise.com αναφέρει: «σε ένα εστιατόριο ή κατάστημα, πιθανότατα θα λάβετε τα ρέστα σας σε Shekel. Αυτό, ανεξάρτητα από το νόμισμα στο οποίο έχετε πληρώσει. Καλύτερα να μείνετε στο Shekel αν μπορείτε…»
Έτσι πριν την οργάνωση της εκδρομής σας, θα πρέπει να ενημερωθείτε για την ισοτιμία του συναλλάγματος στην χώρα του προορισμού σας. Προτείνετε επίσης να κάνετε ένα πρόχειρο πλάνο οικονομικής διαχείρισης της εκδρομής. Αυτό είναι κάτι πολύ σημαντικό για εσάς και για ολόκληρο το γκρουπ.
8. Ελεύθερος χρόνος
Κάντε μια έρευνα μέσω Ίντερνετ, εκμεταλλευτείτε το Word of Mouth και τη γνώμη φίλων που αγαπούν τα ταξίδια· μπείτε σε μέσα κοινωνικής δικτύωσης, ερευνήστε στο tripadvisor! Ποια είναι τα καλύτερα μέρη του προορισμού σας για να περάσετε ατομικά ή με όλο το γκρουπ μερικές στιγμές χαλάρωσης;
Ανακαλύψτε τα καλύτερα restaurant, cafe, σινεμά, παραλίες και έπειτα συζητήστε με το γραφείο σας για το ποια θα ήταν η καλύτερα ημέρα για να πραγματοποιηθούν αυτές οι ελεύθερες δραστηριότητες. Στιγμές όπως το να απολαμβάνεις τον καφέ σου σε μια γνωστή παραλία ή να επισκέπτεσαι ένα εστιατόριο με ethnic πιάτα είναι απαραίτητες σε μια εκδρομή. Σου δίνουν όλο τον απαραίτητο χρόνο για να σκεφτείς και να αφομοιώσεις όλα τα αξιοθέατα ή τοπία που είδες. Αν δεν το έχετε σκεφτεί ακόμη προσθέστε το στο πρόγραμμά σας!
9. Κλιματικές συνθήκες
…και όμως πόσοι άνθρωποι μετάνιωσαν στο ταξίδι τους, που δεν πήραν εκείνο το ελαφρύ, μπλε ζακετάκι που κρεμόταν μόνο του στην ντουλάπα?!!
Κάποια στιγμή -λίγο πριν ξεκινήσετε την εκδρομή, σας θα πρέπει να δείτε την πρόβλεψη καιρού: θα έχει ήλιο εκείνες τις ημέρες; Προβλέπεται μια απότομη αλλαγή του καιρού; Κάποιες μέρες θα έχει αεράκι;
Διαβάζοντας όλες αυτές τις πληροφορίες θα πρέπει να κανονίσετε και τον ανάλογο ρουχισμό. Οπωσδήποτε, πράγματα όπως μια ελαφριά ζακέτα και γυαλιά ηλίου είναι πράγματα που μπαίνουν σε κάθε βαλίτσα. Μαζί με αυτά είναι σημαντικά και τα παπούτσια που θα φοράτε, τα οποία εξαρτώνται και από τον προορισμό σας. Θα περπατήσετε στα βουνά της Μακρυνίτσας ή στα πετρόκτιστα σοκάκια της Πάρου; Θα περάσετε τις περισσότερες μέρες με επισκέψεις σε αξιοθέατα της πόλης…άντε και σε καμιά παραλία;;
Θα πρέπει να επιλέξετε τα ανάλογα παπούτσια, πάντα σε συνάρτηση με τις κλιματικές συνθήκες…
10. Διάθεση, διάθεση, διάθεση!
Είναι φυσικό η οργάνωση μιας εκδρομής να απαιτεί πολύ κόπο και χρόνο. Εσύ όμως ως αρχηγός του γκρουπ, μπορείς να μεταδόσεις τη σπίθα του ενθουσιασμού και στα υπόλοιπα μέλη της ομάδας! Το πιο σημαντικό είναι να θυμάσαι ότι σημασία δεν έχει τόσο ο προορισμός αλλά το ίδιο το ταξίδι… Και για σένα (αφού διαβάζεις αυτό το άρθρο) το ταξίδι σου έχει ήδη αρχίσει!
Σκέφτεστε που θα είναι η επόμενη σας απόδραση ή θέλετε να οργανώσετε μια εκδρομή για τους κοντινούς σας; Στο blog μας μπορείτε να βρείτε προτάσεις για ένα ταξίδι, σε όλο τον κόσμο. Αν τώρα έχετε βρει τον προορισμό σας και έχετε ερωτήσεις σχετικά με την τοποθεσία, τον προϋπολογισμό ή την διαθεσιμότητα των ξενοδοχείων, συμπληρώστε την παρακάτω φόρμα και σύντομα θα επικοινωνήσουμε μαζί σας…
Είναι τόσο απλό!
